Arhivarea electronică garantează securitatea documentelor

0

Companiile sunt obligate să păstreze în arhive, conform legii, anumite documente. Însă „arhivarea fizică” se face cu costuri destul de mari, de bani şi de spaţiu. Firmele pot face economii utilizând arhivarea electronică, care oferă un grad sporit de securitate şi confidenţialitate.
Arhivarea electronică reduce costurile pentru firme prin eliminarea etapelor de manipulare şi stocare a documentelor fizice prin metode actuale şi eficiente de păstrare a autenticităţii documentelor arhivate.
Documentele cu regim special trebuie să fie arhivate conform legii 135/2007 şi stocate în centre de date acreditate ce corespund normelor de securitate şi verificărilor periodice impuse de Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale (MCSI) conform deciziei 493/2009.
Astfel, pentru a putea realiza arhiva electronică conform legii trebuie îndeplinite următoarele criterii:
a. Deţinerea unui centru de date acreditat MCSI
b. Deţinerea unei aplicaţii de management al arhivei electronice conform normelor MCSI
c. Titlul de Administrator de arhivă electronică acreditat MCSI

Ce tipuri de documente necesită arhivare conform legii?
Arhivarea este necesară în departamente precum Contabilitate, Juridic, Resurse Umane, Achiziţii, Marketing, Secretariat etc., pentru toate tipurile de documente cu regim special reglementate de lege.
Se poate arhiva electronic orice tip de document, obligativitatea însă se aplică doar celor specificate prin lege, care au un regim pentru o perioadă fixă de timp, emise exclusiv în regim electronic.
Prin semnarea documentelor emise exclusiv în format electronic, de către titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului, însoţite de fişa documentelor arhivate, se garantează autenticitatea acestora. Procedura se aplică documentelor precum contracte, poliţe de asigurări, fluturaşi de salariu, state de plată, declaraţii ANAF.

Care este importanţa arhivării documentelor conform legii?
„Aceasta constă în asigurarea securităţii informaţiei, garantarea integrităţii documentelor pe o perioadă lungă de timp, identificarea rapidă a documentelor în cadrul arhivei electronice, folosind cuvinte-cheie, posibilitatea folosirii în instanţă a documentelor ca mijloace probatorii, nemaifiind necesară consultarea de arhive fizice. Toate aceste avantaje, plus reducerea costurilor privind tipărirea, manevrarea, transportul şi depozitarea hârtiei, reuşesc să facă în aşa fel încât arhivarea electronică conform legii să fie soluţia cea potrivită celor mai multor companii”, explică dl Antoin Voicu, Communication & Lead Performance Zipper România.

Parte dintr-un grup de firme cu prezenţă în cinci ţări din Sud-Estul Europei, cu două centre de procesare în România şi Moldova, Zipper acoperă nevoile companiilor de a-şi optimiza fluxurile interne. Soluţiile şi serviciile de prelucrare a datelor şi a documentelor recepţionate, vehiculate sau expediate dintr-o companie, asigură un suport solid pentru reducerea costurilor şi a timpului de prelucrare.

Facebook Comments

LĂSAȚI UN MESAJ